בעידן בו יש הצפת מידע בכל ארגון ועל אחת כמה וכמה בארגונים גדולים מרובי עובדים, מוצרים ושירותים, יש חשיבות רבה לקיומו של כלי ניהול או פלטפורמה מבוססת אינטרנט לשיתוף ידע. מערכת כזו, הקרויה גם פורטל ארגוני, תעניק לעובדים גישה לידע של החברה, תקטלג אותו בצורה יעילה, תהפוך את המידע לזמין יותר עבור בעלי תפקידים שונים בחברה ותאפשר חסכון של זמן ומשאבים. אז אילו פונקציות תרצו שיהיו בפורטל הארגוני שלכם? לפניכם מספר נקודות למחשבה.
דף הבית של הפורטל – מראה אטרקטיבי
חשוב לעצב את דף הבית של הפורטל כך שייראה כמו אתר אינטרנט אטרקטיבי לכל דבר ויכלול בדף הבית הודעות חמות או חדשות רצות לעובדים, לוח מודעות, סקרים שונים ולוח דרושים ומכרזים. בצדדים מומלץ ליצור קטגוריות קבועות, כמו ספר טלפונים, וקטגוריות משתנות, כמו כתבות קצרות על חידושים בחברה, ידיעות שהתפרסמו על החברה באמצעי התקשורת, וכל מה שעשוי לחבר את העובדים לידע ולעוצמה של הארגון. הקפידו שתהיה מערכת חיפוש נוחה בתוך הפורטל, כך שעובד יוכל לאתר את הידע המבוקש בקלות בעזרת ביטויי מפתח או חלוקה לקטגוריות.
כיצד להשתמש בפורטל כאמצעי תקשורת יעיל בארגון?
הפורטל הארגוני מאפשר לכם להזין נתונים של כל העובדים ובהם מספרי טלפונים וכתובות דואר אלקטרוני. ניתן לכלול מערכת של דיווח שעות עבודה, שבאמצעותה ניתן לעקוב אחרי התפוקה של כל עובד. לצד אזורים הסגורים למנהלים, כדאי להשאיר לעובדי החברה גישה לאזורים פתוחים בפורטל, שיאפשרו איתור מידע חיוני, שליחת מסרים לקולגות ואפשרויות ניהול ושמירת מידע. בנוסף, חשוב מאוד שהפורטל הארגוני יכלול מערכת שלתוכה תוכלו להזין אירועים או מועדים חשובים: הרמת כוסית, אירוע חברה או ישיבת הנהלה. מערכת כזו תאפשר לזמן את העובדים שצריכים להשתתף באמצעות הזמנה ישירה למייל עם כל פרטי האירוע. פונקציות אלה מאפשרות לנהל תקשורת טובה יותר עם עובדי הארגון ובינם לבין עצמם. במקום להרים טלפון, לשלוח מיילים אישיים או לחפש את האנשים באופן פיזי כדי להזמינם לאירוע כלשהו, כל מה שצריך לעשות זה להתחבר לממשק של הפורטל הארגוני ולשגר הזמנה און ליין. כך למשל, פורטל ארגוני של סמינר אורנים יוכל לזמן את המרצים להשתלמויות או לכנסים מקצועיים, או להזמין את תלמידי התואר השני לטקס סיום וחלוקות תארים.
הפורטל – ארגון וניתוב נכון של הידע
לרובנו מוכרת הסיטואציה שבה מוכר בסניף מסוים של רשת חנויות ספרים או בגדים מחפש האם פריט כלשהו קיים בסניף אחר. בעבר הוא היה צריך להרים טלפון ולברר האם הפריט נמצא בסניף השני. באמצעות פורטל ארגוני ניתן לברר לגבי המלאי של כל סניף ואפילו לשלוח לסניף אחר הודעה שישמרו ללקוחה את הפריט אותו היא מחפשת. מנהלי רשתות יכולים להזין בפורטל הארגוני מידע על כל פריטי הרשת החדשים, כולל נהלים, חוקים, הנחיות שיווקיות וטיפים לתקשורת עם לקוחות. הפורטל מאפשר לידע לעבור בצינורות המתאימים לאנשים שונים בתוך הארגון, כך שכל בעל תפקיד מקבל את הידע לו הוא זקוק. כך למשל, הפורטל הארגוני של עובדי רשת מלונות פתאל יכול להעניק מידע על נהלים של צ'ק אין או צ'ק אאוט או נתונים אודות מקומות פנויים בסניפי הרשת השונים.
כתבה: שירה דרורי