כל הסיפורים העסקיים מתחילים מאימייל, מסרון, ווצ'אפ או טלפון. הסיפור הזה התחיל משיחה טלפונית של לקוח שאני מחבבת מאד.
רותי, שמעתי בצד השני, אני צריך שתכיני לי 3 טפסים: אחד לילד, אחד להורים ואחד לחוזקות הילד. לשמחתי א. הוא חכם וידע שיש הרבה מעבר ל-3 הטפסים כאשר מדובר על עסק והסכים לענות לכמה שאלות שלי.
שמחה באמת שזה היה א' כי בדרך כלל השיחה מתחילה ב: יש לי משהו מאד קטן וזה יקח לך 5 דקות, תכיני לי 3 טפסים. לצערי, הרבה פעמים אני נופלת במשפט: זה משהו קטן כי אחרי שמבצעים את זה באות השאלות האחרות.
הפעם הקדמתי את א' ושאלתי כמה שאלות כדי להבין על מה הוא מדבר, 3 טפסים הם לא טפסים בודדים שנמצאים בענן ומחכים שיבואו למלות אותם. הטפסים הם חלק מתהליך שהגולשים המתאימים צריכים להגיע אליהם ובעל העסק צריך לזהות אותם ולדאוג שימלאו את שלושתם.
הבנתי שאני צריכה טופס מקדים של הרשמה למערכת כדי לאפשר אחר כך שימלאו את שלושת הטפסים. בנוסף, צריך מעקב של מה מלאו ומה לא מלאו, כבר עברה התקופה שצריך טבלת מילוי, עם כל הודעה שמגיעה צריך לעדכן את הטבלה. היום באמת אפשר אחרת.
שאלתי אותו מה הוא רוצה לעשות עם הנתונים. כבר עייפה מטפסים ארוכים שאין מה לעשות עם הנתונים, הלקוחות מרגישים מאותגרים ושמחים לנדב מידע שבסוף אף אחד לא מסתכל עליו. לפי התשובה של א' הבנתי שעדיף שתהיה גישה לתוכן של הטפסים מתוך האתר ולא לסבך את מערכת הדיוור עם עשרות שדות של שימוש חד פעמי.
החלטנו להשתמש במערכת הדיוור להזמנה למילוי הטפסים לאחר ההרשמה הראשונית וכדי לתזכר שיסיימו את מילוי כל הטפסים.
לבסוף, החלטתי (הפעם אני החלטתי את זה, בלי ההתערבות של א') שסיכום ההרשמות ילך ל-Google Sheets שבו יהיו את השמות ופרטי הקשר וגם נתונים על תאריכי מילוי הטפסים. ככה א' יוכל בקלות לשלוט על התהליך, לדרבן את מי שעדיין לא מלאה את הטופס וגם תהיה לו רשימה מוכנה של כל המשתתפים בתוכניות שלו.
אני חייבת להתוודות, לא היה לי ברור מההתחלה איך הכל ייראה, ידעתי שזה יקח יותר זמן מתכנון שלושת הטפסים אבל הייתי צריכה למצוא פתרונות כדי שלא ימלאו את הפרטים שלהם בכל אחד מהטפסים.
מדהים איזה כלים יש היום אשר מאפשרים לבנות מערכות מתוחכמות בהרבה פחות זמן ומאמץ מאשר לפני מספר שנים.
והנה התהליך שהגדרנו למילוי שלושת הטפסים, קצת יותר מרק טפסים נכון?
רוצה לבדוק איך יכולה לעזור לך באוטומציה של העסק? מוזמן ליצור קשר! הקלק/י עכשיו על כפתור הווטסאפ!